Proces rozwiązywania problemów powinien prowadzić do trwałych działań korekcyjnych i wyeliminowania problemu na stałe. By to jednak było możliwe, koniecznie jest dotarcie do prawdziwej przyczyny problemu. W tym celu stosuje się metodyki służące do rozwiązywania problemów RCA (Root Cause Analysis). Jedną z nich jest metoda 8D. Na czym polega? Czy naprawdę jest tak skuteczna?
Raport 8D jako metoda rozwiązywania problemów
Chociaż początkowo metoda 8D została opracowana na potrzeby Departamentu Obrony USA, ale obecne została dostosowana do wymogów przedsiębiorstw o wielu profilach działalności. Najczęściej spotykamy się z nią w branży automotive oraz lotniczej. Koncepcja rozwiązania problemu metodą 8D opiera się na schemacie 8 kroków, które prowadzą do wykrycia przyczyn źródłowych i podjęcia działań korygujących. Tym, co przesądza o popularności tej metodyki, jest m.in. wszechstronność jej zastosowania, a także jasny i przejrzysty schemat postępowania.
Jak przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych z pomocą metody 8D?
Proces analizy problemu metodą 8D przebiega, jak sama nazwa wskazuje, w ośmiu etapach. W niektórych firmach rozpoczyna się od dodatkowego kroku, czyli 0D. Polega on na pojęciu tymczasowych działań powstrzymujących, które mają na celu powstrzymać eskalację problemu. Tradycyjny przebieg raportu 8D przebiega następująco:
1D Grupa robocza
Poszukiwanie przyczyny źródłowej problemu rozpoczynamy od utworzenia specjalnej grupy roboczej i wyznaczenia lidera zespołu. Grupa powinna się składać z przedstawicieli różnych działów, o różnych specjalizacjach i dysponujących odpowiednią wiedzą.
2D Opisanie problemu
Na tym etapie analizy następuje jak najdokładniejsze zdefiniowanie problemu. Opis problemu powinien zawierać jak najwięcej danych jak np. miejsce i czas zdarzenia, wynikające zagrożenia itp.
3D Akcje natychmiastowe
Następnie podejmuje się tymczasowe działania powstrzymujące dalsze negatywne skutki występowania błędu jak m.in. selekcję wadliwych komponentów lub chwilowe wstrzymanie wysyłek.
4D Przyczyna źródłowa
Przyczyna źródłowa powinna być wskazana jednoznacznie i przejrzyście, dlatego ten etap przysparza najczęściej najwięcej problemów. Gdy należy zdefiniować przyczynę, warto sięgnąć po inne narzędzia analityczne. Zastosowanie np. diagramu Ishikawy lub metody 5WHY pomoże w określeniu przyczyny problemu.
5D Akcje korygujące
Na podstawie zidentyfikowanej przyczyny problemu są podejmowane akcje korekcyjne. W przeciwieństwie do natychmiastowych działań mowa tutaj o trwałych działaniach korekcyjnych, jak np. wprowadzenie dodatkowej kontroli.
6D Weryfikacja akcji korekcyjnej
Po wdrożeniu trwałych działań korekcyjnych konieczne jest przeprowadzenie weryfikacji działań korygujących i skuteczności wprowadzonych działań. Sprawdza się także, czy przyczyny powstania problemu zostały poprawnie zidentyfikowane.
7D Działania zapobiegawcze
W kolejnym kroku metody 8D po wdrażaniu działań korygujących następuje podjęcie działań zapobiegawczych, które mają zapobiec ponownemu wystąpieniu problemu, np. udoskonalenie procesu lub zmiana parametrów.
8D Ocena i zamknięcie
Kompleksowa analiza przyczyn problemów powinna zostać zwieńczona raportem i oceną sytuacji dokonaną przez lidera zespołu, samodzielnie, bądź wspólnie z klientem. Archiwizacja raportów pomoże w przypadku wystąpienia błędów w przyszłości.