Każdy z nas zmierzył się w swoim życiu chociaż raz z koniecznością zwrócenia się do urzędu poprzez oficjalne pismo. Nie jesteśmy przyzwyczajeni do redagowania pism urzędowych, stąd pojawiające się od razu wątpliwości, czy jak zrobić to prawidłowo i jakie ogólnie przyjęte zasady obowiązują. Zapraszamy do naszego krótkiego poradnika, z którym żadne pismo urzędowe nie będzie nam straszne!
Zwróć szczególną uwagę na poprawną pisownię i składnię
Niezależnie od tego, czy mowa tutaj o urzędowym piśmie wysłanym drogą tradycyjną, czy też o komunikacji elektronicznej wewnątrz firmy, nic nie razi bardziej niż błędy językowe. Większość błędów ortograficznych i interpunkcyjnych możemy uniknąć, korzystając ze słowników wbudowanych w edytory tekstu. Gorzej sytuacja przedstawia się z błędami logicznymi, stylistycznymi, czy lapsusami językowi. Jeśli zasady poprawnej polszczyzny przysparzają nam trudności, pomóc w tym mogą szkolenia z tekstów urzędowych. Nie tylko uporządkujemy swoją wiedzę z zakresu poprawności językowej, ale nauczymy się konstruować dobre pismo urzędowe.
Unikaj stylu potocznego, używaj prostej polszczyzny
W przypadku pism urzędowych równie istotna jak jego treść jest jego forma. Styl tekstów urzędowych wyróżnia przede wszystkim prostota użytego języka polskiego i neutralność. Użyte sformułowania powinny nie nieść żadnego ładunku emocjonalnego. W przeciwieństwie do języka stosowanego na co dzień stosuj przeważnie stronę bierną oraz bezosobowe formy czasownikowe (np. „przekazano”, „zlecono”).
Zwróć uwagę na najważniejsze elementy pisma
By napisać dobre pismo, nie można pominąć kluczowych elementów, koniecznych, by spełniło swoje zadanie. Obowiązkowe elementy pisma to z pewnością:
- nagłówek zawierający dane nadawcy (lewy górny róg), datę, miejscowość (prawy górny róg)
- dane adresata pisma (pod datą i miejscowością, po prawej stronie)
- tytuł pisma (np. prośba, wniosek itd.)
- treść związana z naszą sprawą. Jeśli nasze pismo odwołuje się czegoś, dobrze jest to wskazać (np. „nawiązując do naszej rozmowy z dnia…”, „odnosząc się do pisma nr…”)
- podpis (najlepiej odręczny)
Przestrzegaj zasad savoir-vivre
Przy tworzeniu dokumentów urzędowych, oprócz zwracania uwagi na ich poprawność, warto zadbać o uprzejmy charakter pisma urzędowego. Obok treści pisma sformułowanej w sposób jasny i zrozumiały, użycie zwrotów grzecznościowych to także sposób na wywarcie pozytywnego wrażenia. Odbiorca pisma może potraktować daną sprawę przychylniej, jeśli zostanie potraktowany z odpowiednim szacunkiem. Pamiętaj — podczas tworzenia pisma urzędowego należy pozostać uprzejmym, ale jednocześnie neutralnym emocjonalnie. Zwrotem grzecznościowym należy zarówno rozpocząć pismo (np. „Szanowni Państwo”), jak i zakończyć (najczęściej używanym i uniwersalnym zwrotem jest „Z poważaniem”).